Fazer uma boa gestão de equipe externa é um desafio maior do que aparenta. Além de ser preciso encarar muitos dos obstáculos que são comuns em qualquer tipo de trabalho, quando os colaboradores estão fora do escritório, a comunicação não é tão próxima e o controle e o acompanhamento fica bem mais difícil.

No entanto, em muitos negócios, é inevitável trabalhar com times externos. Esse é o caso de empresas que ofertam diretamente os seus serviços para o consumidor e que precisam de profissionais que estarão na linha de frente, algo que acontece no setor de seguros, de marketing e em muitos outros.

Neste artigo, explicaremos as 7 melhores práticas para realizar a gestão de equipe externa com o máximo de eficiência. Mas, antes disso, vale a pena entender melhor os principais desafios que envolvem essa responsabilidade.

O desafio da gestão de equipe externa

Uma das principais dificuldades dos gestores que precisam lidar com um time externo é o acompanhamento do trabalho de cada colaborador. Enquanto é possível ver com os próprios olhos o que está sendo realizado no escritório, um time externo executa as suas responsabilidades fora do alcance físico da gestão.

Por isso, é mais comum que falhas no processo decorrentes de uma orientação incorreta aconteçam, já que nem sempre existe a possibilidade de verificar o erro em tempo real e intervir com uma solução.

Outro problema comum nessa situação é a dificuldade de comunicação entre o time externo e o interno. Sem um canal apropriado para discutir, informações importantes se perdem em conversas. Os resultados são inconsistências na execução do trabalho e quebra de combinados que não ficaram claros para nenhum dos envolvidos.

Contudo, apesar de serem perigos reais, é possível lidar com essas ameaças se valendo de práticas relativamente simples, que ajudam o trabalho dos times externos. Vamos conhecer algumas das melhores agora!

1. Trabalhe a transparência e o compartilhamento de informações

Quando se trabalha com times externos, a transparência e o compartilhamento de informações se torna ainda mais importante. É essencial que existam mecanismos que permitam que todos saibam o que todos estão realizando — algo que, em alguns casos, pode ser tão simples como um e-mail enviado todos os dias para o time.

Para facilitar o compartilhamento de informações, é essencial que todas as decisões e as definições tomadas pela gestão estejam registradas em um local de acesso comum, que possa ser consultado a qualquer momento pelo time externo.

Documentar o trabalho é algo mais importante com equipes externas, pois como não há a interação no escritório, é preciso se certificar de que todos estão alinhados aos mesmos objetivos.

2. Desenvolva lideranças na equipe

Essa é mais uma boa prática que vale para qualquer situação de trabalho, mas é ainda mais importante quando existem equipes externas que trabalham sem a orientação direta dos gestores.

Desenvolver lideranças dentro do time é mais do que simplesmente definir uma hierarquia de comando ou contar com profissionais proativos. Líderes são pessoas inspiradoras, que conseguem transmitir melhor o foco do trabalho e contam com autonomia o bastante para orientar o time sempre que necessário.

Por isso, é fundamental que os princípios de liderança sejam introduzidos aos colaboradores externos e que existam figuras de referência entre eles.

3. Use a tecnologia para o acompanhamento do trabalho realizado

Os avanços da tecnologia da comunicação estão encurtando todo tipo de distância física no planeta, e isso vale para o trabalho com times externos. É possível manter contato direto com equipes de venda que estejam no campo, por exemplo, por meio de smartphones conectados e sistemas inteligentes, que integrem tanto a atuação em campo quanto dentro do escritório.

Além disso, outras tecnologias — como o GPS e as videochamadas — permitem uma proximidade ainda maior entre quem está no escritório e quem está fora dele. Com as ferramentas certas e os processos bem definidos, é possível acompanhar, com bastante precisão, o trabalho de todo time e passar as devidas orientações.

4. Roteirize os principais processos

A roteirização é essencial para o sucesso do trabalho de equipes externas. É importante planejar as atividades que serão realizadas pelos times no campo e estabelecer um mapa bem claro daquilo que eles vão executar, com o máximo de detalhes relevantes.

Naturalmente, nem sempre a realidade será idêntica ao que foi projetado. Todavia, quando existe uma roteirização, a improvisação se torna a exceção, e não a regra do trabalho. Portanto, é fundamental determinar um planejamento cuidadoso das atividades principais do time.

5. Tenha prazos, metas e entregas bem definidas

O trabalho de equipes externas precisa ser medido com indicadores efetivos que revelam, com clareza, a performance do time — por exemplo, número de visitas realizadas, vendas consolidadas, entre outros.

Além disso, é essencial que existam metas claras e muito bem estabelecidas do que deve ser alcançado pelo time externo, de forma que todos saibam, o tempo todo, o que precisam buscar durante o trabalho.

É muito importante, também, que prazos e entregas sejam objetivos e compreendidos por todos. Assim, não existem desculpas pelo descumprimento de responsabilidades.

6. Controle os horários de trabalho

Não é porque o time está fora do escritório que a sua jornada de trabalho não precisa ser controlada. É crucial que a gestão estabeleça formas de acompanhamento dos horários de trabalho de cada colaborador, utilizando-se da tecnologia ou de outras formas de verificação que sejam confiáveis.

Além de ser importante saber se o time está cumprindo com a jornada mínima combinada, o controle de horários também ajuda a evitar que os colaboradores se excedam e trabalhem por tempo demais, sem atingir os resultados desejados.

Por fim, com o controle de horários, é possível também ter um registro que protege a gestão de eventuais ações trabalhistas.

7. Invista na capacitação do time

Investir no desenvolvimento dos colaboradores é algo importante em qualquer tipo de situação. Entretanto, isso se torna ainda mais decisivo quando existe a exigência de mais autonomia e responsabilidade dos profissionais.

O investimento em capacitação profissional é positivo não apenas do ponto de vista do aprimoramento técnico, mas também da motivação e do relacionamento dos colaboradores com a empresa, que se sentirão valorizados com isso.